ใช้ Zoom อย่างไร ให้ไร้ปัญหา

        ความรู้สึกหนึ่งที่มาพร้อมๆ กับการกักตัวเองในช่วงที่มีการระบาดของโรคร้าย คงเป็นความโดดเดี่ยว แต่ในยุคนี้ผู้คนไม่ได้เหงาและโดดเดี่ยวได้ง่ายๆ เพราะพวกเรามีเทคโนโลยีที่สะดวกสบายให้ทุกคนประชุมทางวิดีโอเมื่อไรก็ได้  ทำให้ผู้คนจำนวนมากสามารถเชื่อมต่อกันได้ทันที แบบที่ไม่เคยมีมาในยุคก่อนๆ  และดูเหมือน  Zoom จะเป็นที่นิยมและถูกกล่าวขวัญถึงมากที่สุดในตอนนี้
         ไม่ว่าคุณจะใช้ Zoom เพื่อการประชุมกับที่ทำงาน การสอนนักเรียน หรือใช้เพียงแค่เชื่อมต่อกับเพื่อนหรือครอบครัว นี่คือสิ่งที่คุณควรจะรู้

         ใช้เวอร์ชั่นล่าสุด
         ถ้าจะใช้ Zoom สิ่งแรกที่หลายคนทำ ก็คือ ดาวน์โหลดแอป Zoom และเชื่อว่าหลายคนทำไปแล้วโดยไม่ต้องบอก ถ้าโหลดมานานแล้ว สิ่งที่ควรทำก็คือ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอัพเดทซอฟต์แวร์รุ่นล่าสุดของ Zoom ด้วย วิธีง่ายๆ คือ ให้คลิกที่ไอคอนมุมบนขวาที่มีชื่อย่อหรือรูปถ่ายอยู่  ก็จะเห็นรายการปรับแต่งต่างๆ จะปรากฏขึ้น หากจะตรวจสอบการอัพเดท ให้คลิกที่ Check for Update และจากนั้นก็ให้ทำตามขั้นตอนที่แสดงในหน้าจอ

         ปรับมุมมองได้หลากหลาย
         การใช้งาน Zoom โดยปกติมี 2 ทาง นั่นคือ เริ่มต้นการประชุมด้วยตนเอง  โดยกดปุ่มที่เขียนว่า New Meeting บนแผงควบคุม หรืออีกทางหนึ่งคือ การเข้าร่วมการประชุมของบุคคลอื่น


         เมื่อใดที่เข้าร่วมประชุม เราจะสามารถมองเห็นคนอื่นๆ ในวงประชุมด้วย แต่ละคนถูกจัดเรียงในแบบกริดใหญ่ตาหมากรุก ซึ่งเรียกว่า Gallery View หรือหากเราอยากมองเห็นแค่หน้าคนเป็นเจ้าภาพการประชุม นี่เรียกว่ามุมมองแบบ Speaker View และเราสามารถเปลี่ยนหน้าฟีดตามแต่ว่าว่ามีใครพูดคุยอยู่ในขณะนั้น  หรือหากตัดสินใจไม่ถูก ก็สามารถเลือกสลับไปมาระหว่างมุมมองทั้งสองได้ โดยคลิกที่ไอคอนที่มุมขวาบนของหน้าจอ

          ทำไมไม่มีใครเห็นหรือได้ยินเราพูด
          Zoom มีทางเลือกให้ผู้ใช้งาน ให้สามารถตั้งค่าการเปิดกล้องและไมโครโฟนทันทีเมื่อเข้าสู่การประชุม แต่หากคุณไม่ได้ตั้งค่าไว้  สิ่งที่ต้องทำเมื่อเริ่มประชุม ก็แค่กดปุ่มที่มุมล่างซ้ายของแถบเครื่องมือเพื่อเปิดกล้องและไมโครโฟน
          หากต้องการตั้งค่าวิดีโอหรือเสียงให้เปิดหรือปิดตลอดเวลา ให้เข้าไปคลิกไอคอนรูปเฟืองเล็กๆ ด้านล่างของรูปโปรไฟล์  และให้ไปที่ Video จากนั้นเลือก "Turn off my video when joining meeting" หากต้องการปิดเสียงไมโครโฟนของคุณให้เลือก Audio และจากนั้นกดเลือก "Mute my microphone when joining a meeting"
          สิ่งที่ควรทำที่สุดคือ ปิดเสียงไมโครโฟนไว้ก่อน โดยเฉพาะเมื่อเรากำลังอยู่ในสถานการณ์ชุลมุน แบบที่มีเด็กร้องไห้จ้าและหมาเห่าเป็นเสียงประกอบการประชุมของทุกคนในบริษัท ถ้าแบบนี้ละก็ ปิดเสียงไว้ดีที่สุด เมื่อหากต้องการพูดก็กดเปิดเสียงได้ง่ายๆ  แค่กดปุ่มค้างไว้  แบบเดียวกับการใช้งานวอร์คกี้ทอร์คกี้ ตราบใดที่กดอยู่ ก็จะเปิดเสียงไว้ พอไม่ได้กดก็คือปิด
          ถ้าใครเปิดปิดเสียงตามแบบที่บอกนี้ไม่ได้ ให้ไปตั้งค่าเสียงที่เมนู Audio จากนั้นทำเครื่องหมายในช่องที่เขียนว่า "Press and hold SPACE key for temporarily unmuted "

         ทำไมการเชื่อมต่อขาดๆ หายๆ
         เรื่องนี้อาจเกิดจากหลายสาเหตุ  เหตุหนึ่งก็คือ อาจเป็นเพราะสัญญาณเน็ตบ้านไม่แรงพอที่จะรับมือการประชุมกับคนหลายสิบคนได้ในเวลาเดียวกันได้  และถ้าต้อง Work from Home ต่อไป ก็คงได้เวลาเหมาะๆ ที่เราจะจ่ายเงินเพิ่มความแรงของ Wi-Fi ที่บ้านกันแล้ว
         แต่หากต้องการแก้ปัญหาให้เร่งด่วนกว่านั้น ลองมาตั้งค่าให้ลดการใช้  Bandwidth พูดง่ายๆ คือ การลดคุณภาพวิดีโอ แค่ไปที่การตั้งค่าวิดีโอและคลิกยกเลิกตรง "Enable HD"  ใครที่เป็นเจ้าภาพการประชุม ก็สามารถกำหนดให้การตั้งค่านี้ กลายเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับทุกคนได้ด้วย  แต่ตรงนี้ไม่สามารถตั้งค่าในแอปได้ แต่ต้องไปที่เว็บไซต์ของ Zoom โดย log in เข้าไปก่อน จากนั้นกดที่ Setting และไปเลือกที่ In Meeting (Advanced)  ปิด "Group HD video" และเพลิดเพลินกับการสื่อสารที่ราบรื่นขึ้นเล็กน้อย แต่แค่ภาพของเพื่อนร่วมงานทุกคนก็จะดูเบลอๆ แตกๆ สักหน่อย

         แชร์หน้าจอได้อย่างไร
         ในหน้าการประชุม ทุกคนจะเห็นว่ามีปุ่มสีเขียวขนาดใหญ่อยู่ตรงกลางของแถบบาร์ด้านล่าง เขียนว่า  "Share Screen" คลิกที่ปุ่มนี้เลย จากนั้นก็เลือกสิ่งที่อยากจะแชร์ให้ทุกคนในที่ประชุมได้เห็นพร้อมกัน เช่น PowerPoint เว็บไซต์ หรือเอกสารบนหน้าจอ
         หากใครที่ต้องคิดเยอะหน่อยเกี่ยวกับการแชร์หน้าจอ เช่น ต้องตัดสินใจว่าใครได้รับอนุญาตให้แชร์หน้าจอได้บ้าง ให้คลิกลูกศรทางขวาของปุ่มแชร์ แล้วไปตั้งค่าตรงนั้นได้ (เรื่องนี้เดี๋ยวอธิบายต่อ)

        ทำไมภาพออกมาเหมือนส่องกระจก
        ในการตั้งค่าเริ่มต้น Zoom จะทำให้ภาพในวิดีโอเป็นเหมือนกระจกเงา เนื่องจากดูเป็นธรรมชาติมากกว่า ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ก็ยังคงเห็นตัวเราตามปกติ  แต่ถ้าไม่ชอบเราสามารถปิดฟีเจอร์นี้ได้  การปิดฟีเจอร์การแสดงภาพแบบกระจกอาจมีประโยชน์  เช่น ถ้าต้องถือของบางอย่างโชว์ตรงหน้ากล้องให้คนอื่นมองเห็นได้ชัดๆ หรือต้องถือกระดาษที่เขียนข้อความและไม่อยากให้คนอ่านข้อความกลับหน้ากลับหลัง เช่น มาสาย อ่านเป็น ยาสาม  แค่ไปที่การตั้งค่าวิดีโอและยกเลิกการเลือก “Mirror my video”

         แค่อยากคุยโทรศัพท์
         ถ้าอยากใช้ Zoom แบบเดียวกับการโทรศัพท์แบบเดิมๆ ก็สามารถทำได้เหมือนกัน เมื่อเจ้าภาพการประชุมส่งคำเชิญมา ในนั้นจะมีหมายเลขโทรศัพท์แนบอยู่ เพียงหมุนหมายเลขนั้นก็สามารถเข้าร่วมประชุมกับคนอื่นๆ ได้ แต่คนที่โทรจะไม่เห็นหน้าคนอื่น ๆในที่ประชุม และคนอื่นก็จะไม่สามารถเห็นเขาเหมือนกัน แต่ทั้งหมดก็ยังประชุมกันได้อยู่ โดยได้ยินเสียงเหมือนพูดโทรศัพท์
         ใครที่โฮสต์การประชุมและต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ ให้ไปที่หน้า Setting เพื่อการตั้งค่าบนเว็บไซต์และเลือกแท็บ "Telephone" ในนั้นจะมีตัวเลือกสำหรับการอนุญาตให้ใช้หมายเลขระหว่างประเทศและการโทรประเภทอื่น  อาจจะได้ใช้งานเคสนี้หากเรากำลังติดต่อกับคนที่ไม่รู้เรื่องคอมพิวเตอร์เลยสักนิด สิ่งที่ทำได้คือบอกเบอร์โทรศัพท์ให้เขากดโทรเข้ามา

        วิวในบ้าน น่าเบื่อไปไหม
        วิธีเพิ่มความสนุกเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้กับการใช้ Zoom ก็คือพื้นหลังเสมือน หรือ Virtual Background  ในหน้าการตั้งค่าของ Zoom  ให้ไปที่แท็บ "Virtual Background" และกดเลือกภาพสวยๆ ที่มีอยู่ หรือถ้าไม่พอใจก็สามารถอัพโหลดรูปภาพของคุณเอง ทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังประชุมมาจากเกาะโบราโบรา หรือบนยอดเขาเอเวอเรสท์ หรือถ้าคุณอยากเล่นแผลงมากกว่านั้น ใช้ภาพตัวเองตอนนั่งประชุม เป็น Virtual Background ในขณะที่ความจริงคือคุณกำลังเพ่งดูซีรีส์เกาหลีอยู่ในห้องก็ได้  เก่งจัง คิดได้ยังไงเนี่ย!!  
        โดยทั่วไปแล้วภาพบน Virtual Background จะออกมาดีที่สุดเมื่อคุณนั่งอยู่หน้ากำแพงพื้นเรียบ ๆ ไม่มีอะไรเกะกะรุงรัง ยิ่งหากอยู่หน้าพื้นหลังสีเขียวภาพที่ได้จะดียิ่งขึ้นไปอีก  

         ใช้ Zoom อย่างไร ให้ไร้ปัญหา
         จงอย่าโลกสวย ในโลกออนไลน์ไม่ได้มีแต่เรื่องดีๆ ความนิยมในการใช้งาน Zoom ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา ดึงดูดแฮกเกอร์และผู้คนประหลาดพิสดารเข้ามาที่ Zoom มากมาย  มีคนเรียกเหตุการณ์เหล่านี้ว่า“ Zoombombing”   มีคนบุกเข้าไปในระบบวิดีโอสตรีมของทั้งภาครัฐและเอกชน และเข้าไปป่วนโดยแชร์หน้าจอลามกให้ทุกคนในวงประชุม  เพื่อให้น่ารำคาญยิ่งขึ้น กลุ่มคนพวกนี้ก็ใช้หลายบัญชีสลับไปมาเพื่อให้ผู้ควบคุมการประชุมไม่สามารถบล็อกพวกเขาได้ทันเวลา

         ดังนั้นหากวางแผนที่จะใช้ Zoom ในการทำงาน ขอแนะนำให้คุณเลือกการตั้งค่าให้ปลอดภัยก่อนเริ่มการประชุม สำหรับการประชุมแบบ Private  ไปที่หน้าการตั้งค่าและเลือกที่ "Require a password when scheduling new meetings." นี่เป็นวิธีหนึ่งในการลดความเสี่ยงเหล่านี้  หากเราตั้งค่าการประชุมแบบสาธารณะ นั่นหมายความว่าใครๆ ที่มีลิงก์ก็สามารถเข้ามาในวงประชุมได้  ย้อนกลับไปเกี่ยวกับการแชร์หน้าจอ  จะเห็นเลยว่าการตั้งค่าการแชร์หน้าจอสำคัญมากแค่ไหน  เราสามารถตั้งค่าเริ่มต้นของการแชร์ได้ที่  "In Meeting (Basic)"  ที่หน้าการตั้งค่าในเว็บไซต์  และไปที่ Screen Sharing ในเมนูนั้นสามารถเลือกได้ว่าให้เจ้าภาพการประชุมเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถแชร์หน้าจอได้ หรือเลือกปิดการแชร์ทั้งหมดจากผู้ร่วมประชุมได้ด้วย
         เราสามารถปรับเลือกการแชร์หน้าจอได้ในระหว่างการประชุม โดยคลิกลูกศรข้างปุ่ม "Share Screen" และไปที่ "Advanced Sharing Options”  แล้วเปลี่ยนการตั้งค่าที่ "Who Can Share? " เป็น  "Only Host"
          นอกจากนี้ ถ้าทีมประชุมนั้นปั่นป่วนมาก ๆ อยากแนะนำให้เลือกที่ "Allow host to put attendee on hold" (เพื่อให้สามารถไล่คนออกไปได้) และ "Disable desktop/screen share for users."
          Zoom ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุม สามารถใส่คำอธิบายประกอบภาพหรือสไลด์โชว์ที่แชร์ หากกังวลว่ามีคนจะมาป่วนอยู่อีกในฟีดที่แชร์ให้ปิด "Annotation"  Zoom ยังช่วยให้เราสามารถปรับกล้องได้จากระยะไกล หากต้องการปิดการใช้งานนี้ให้ไปที่เมนู Setting ในเว็บไซต์ เลือก "In Meeting (Advance)" และปิด "Far end camera control" จะช่วยให้ไม่มีใครไปยุ่งกับฟีดวิดีโอของกันและกันได้  นอกจากนี้เรายังสามารถตั้งค่า "Waiting room" ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนจะต้องรอให้ได้รับการอนุมัติเป็นรายบุคคล  ฟังก์ชั่นการใช้งานที่ควรจะปิดอีกอันนึงคือ "Whiteboard" ถ้ามีความเป็นไปได้ว่าจะมีใครเข้ามาวาดภาพอะไรแปลกๆ เพื่อป่วนที่ประชุมอีก  
          อีกเรื่องหนึ่งคือการปิดฟังก์ชัน "Join before host" หากไม่ต้องการให้การประชุมเริ่มก่อนที่เราเข้าร่วม เพราะไม่มีทางรู้เลยว่าใครจะพูดอะไรบ้างลับหลัง  (ซี่งก็อาจพูดถึงคุณนั่นแหละ)

          ดูแลตัวเองด้วย
          อย่างที่เห็น การเป็นเจ้าภาพการประชุมใน Zoom เป็นสิ่งที่ดี เพราะเราจะเป็นผู้ควบคุมการประชุมทั้งหมด คุมว่าใครจะแชร์หน้าจอได้บ้าง และใครจะทำอะไรได้บ้าง   ถ้าเราไม่ได้เป็นเจ้าภาพการประชุม  แต่เป็นแค่ผู้เข้าร่วมประชุม   Zoom ก็มีช่องทางที่ทำให้เจ้าภาพการประชุมเข้ามารุกล้ำความเป็นส่วนตัวของเราได้บ้าง  
         เพราะเจ้าภาพการประชุมเท่านั้นที่สามารถกดบันทึกการประชุมได้  พวกเขาสามารถเลือกที่จะบันทึกแค่คลิปเสียง หรือจะบันทึกฟีดวิดีโอและการแชทก็ได้  Zoom ก็ทำได้แค่ขึ้นข้อความแจ้งทุกคนว่าการประชุมกำลังถูกบันทึก แต่มันขึ้นอยู่กับเจ้าภาพอีกนั่นแหละ ว่าจะขึ้นข้อความแจ้งเตือนนี้หรือไม่  ดังนั้นจึงเป็นไปได้ว่าที่การประชุมกำลังถูกบันทึกโดยที่เราไม่รู้ตัว
สิ่งที่น่ากลัวของ Zoom อีกอย่างนึงก็คือ ก็คือการเปิดใช้งาน "Attention Tracking"  ที่มีคุณลักษณะในการแจ้งเตือนเมื่อผู้เข้าประชุมได้กดย่อขนาดหน้าจอหรือซ่อนหน้าจอหลังแท็บอื่น ๆ เป็นเวลานานกว่า 30 วินาที  เหมาะมากกับครูที่จะใช้ในการเช็คนักเรียน เพื่อดูว่าคนไหนไม่สนใจเรียนบ้าง  และเหมาะมากที่จะใช้ในการประชุมของออฟฟิส...โดยหัวหน้าในบริษัทของเราเองนั่นแหละ

แปลและเรียบเรียงจาก   
https://www.wired.com/story/tips-for-using-zoom/
https://www.eff.org/deeplinks/2020/03/what-you-should-know-about-online-tools-during-covid-19-crisis