7 วิธีรับมือการทำงานแบบใหม่ ในยุคสมัยแห่งความผันผวน

           ใครๆ ก็พูดถึงการเปลี่ยนแปลงแห่งยุคสมัยที่เกิดจากเทคโนโลยีดิจิทัล ทำให้ไม่ว่าวงการไหนก็ต้องปรับตัวและรับมืออย่างรวดเร็ว อันที่จริงนอกจากการพัฒนาด้านดิจิทัล ยังมีปัจจัยอีกมากมายเข้ามาแทรกแซงปั่นป่วนการทำงานของเราแทบจะทุกนาที ไม่ว่าจะเป็นความตกต่ำของเศรษฐกิจโลก ภาวะโลกร้อน หรือตัวอย่างที่เห็นได้ชัดก็คือการระบาดของไวรัสโควิด-19 ที่ส่งผลให้ทุกคนต้องปรับเปลี่ยนการทำงานและการดำเนินชีวิตใหม่หมด ไม่ว่าจะพร้อมหรือไม่ก็ตาม จะว่าไปนี่คือยุคสมัยแห่งความผันผวนไม่แน่นอน เพราะแทบจะไม่มีปัจจัยไหนที่เราสามารถควบคุมหรือคาดการณ์เพื่อเตรียมพร้อมรับมือไว้ล่วงหน้าได้เลย ยิ่งหากคุณเป็นผู้นำองค์กร คงจะปวดหัวเป็นเท่าตัวในการพาลูกทีมให้รอดพ้นจากวิกฤตที่ถาโถมเข้ามา สิ่งที่ควรรู้ในตอนนี้ คือวิธีการรับมือ 7 แนวทางดีๆ ให้เราและทีมงานทุกคนได้เรียนรู้ ยังอยู่รอดในยุคสมัยแห่งความผันผวนนี้

           1. ขยันเรียนรู้สิ่งใหม่ เป็นทีมเล็กๆ ที่ทันสมัย ดีกว่าทีมใหญ่แต่เทอะทะ
          “ความเปลี่ยนแปลง” กลายเป็นคำสามัญประจำยุคสมัย ใครที่คว้าขบวนรถไฟแห่งความเปลี่ยนแปลงไม่ทันก็เตรียมตัวตกยุคไปได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งความเปลี่ยนแปลงด้านความรู้และเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้นมากมายระดับนาทีต่อนาที การวางแผนเพิ่มเติมความรู้ใหม่ๆ และการฝึกฝนการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ให้แก่คนในองค์กรเป็นระยะๆ คือสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรบุคคลที่เรามีอยู่ในมือยังคงเป็นคนที่ “ทันสมัย” อยู่ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือบริษัทจำนวนมากในสหรัฐอเมริกาเริ่มลงทุนในระบบการจัดการการเรียนรู้ ที่เรียกว่า Learning Management Systems  หรือ LMS เพื่อพัฒนาความรู้ของคนในบริษัทให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง คาดการณ์ว่าตลาดของการจัดการการเรียนรู้ในบริษัทจะเติบโตขึ้นถึง 28.1 พันล้านดอลลาร์สหรัฐฯ ใน ค.ศ. 2025
          อีกข้อที่อาจฟังดูใจร้าย แต่ลูกทีมที่ไม่ต้องการเรียนรู้สิ่งใหม่หรือเรียนรู้ได้ช้าจนเป็นคน “ตกยุค” ไปแล้ว ก็อาจจะต้อง “คัดกรอง” ออกจากทีม อย่าลืมว่ามีทีมเล็กแต่ทรงประสิทธิภาพ ดีกว่าเก็บคนตกสมัยไว้มากเกินไป จนพาทุกคนตกขบวนรถไฟแห่งความเปลี่ยนแปลงนี้

         2. รับฟังและให้โอกาส “คีย์แมน” เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้บริษัท
         เชื่อหรือไม่ว่าการยอมรับในความสามารถของลูกทีมถือเป็นรางวัลที่สร้างแรงบันดาลใจซึ่งทรงพลังยิ่งกว่าโบนัสที่เป็นตัวเงินเสียอีก ลูกทีมที่เป็น “คีย์แมน” หรือคนที่มีความสามารถโดดเด่นในทีมมักจะมองหาโอกาสในการพัฒนาตนเองเสมอ หากมีคนเช่นนี้ในทีม อย่าลืมรับฟังสิ่งที่เขานำเสนออย่างกระตือรือร้นและตอบรับคำขอของเขาตามความเหมาะสม หากมันสมองของทีมคนดังกล่าวเสนอโครงการที่มีความเสี่ยงสูงแต่ผลตอบแทนคุ้มค่า แบบ High Risk High Reward อย่าลืมส่งคนที่มีประสบการณ์ไปประกบ คอยให้คำปรึกษาและฝึกสอนจนเขาเก่งกล้า อย่าไปกลัวว่าในอนาคตเขาจะก้าวหน้ากว่าคุณ เพราะบริษัทที่สร้างวัฒนธรรมแห่งการแบ่งปันและร่วมก้าวไปข้างหน้าด้วยกัน ย่อมดีกว่าเก็บมันสมองของทีมไว้ที่เดียวเพื่อการเติบโตไปทางเดียว เผื่อว่ายุคสมัยแห่งความผันผวนอาจพลิกให้ทีมของเราล่มสลาย อย่างน้อยก็ยังเหลือทีมของคีย์แมนมาช่วยประคับประคองในยามวิกฤตได้
           ริชาร์ด แบรนสัน นักธุรกิจชาวอังกฤษ เจ้าของธุรกิจในเครือ “Virgin” เป็นตัวอย่างที่ดีของเคล็ดลับข้อนี้ ปัจจุบันเขาเป็นผู้บริหารบริษัทมากกว่า 400 แห่งในหลายอุตสาหกรรม แนวคิดของเขาคือการให้รางวัลแก่บุคคลสำคัญจากบริษัทเดิมของเขาในการเปิดและบริหารบริษัทใหม่ในเครือของบริษัท ปัจจุบันเครือข่ายบริษัทในนาม “เวอร์จิ้น” ที่เริ่มจากการผลิตแผ่นเสียง ได้ขยายสู่ธุรกิจอื่นเป็นจำนวนมาก เช่น โทรศัพท์มือถือ รถไฟ ลอตเตอรี่ เกมคอมพิวเตอร์ น้ำอัดลม วอดก้า และธุรกิจสื่อสิ่งพิมพ์

          3. ระดมสมองเป็นกิจวัตร เพิ่มเติมแบบฝึกหัดการคิด
          สำหรับหลายองค์กร การระดมสมอง หรือ Brainstorming เป็นเรื่องใหญ่ที่เอาไว้แก้ปัญหาเฉพาะงานสำคัญๆ เพราะดูเป็นกิจกรรมที่ชวนปวดหัว เนื่องจากจะต้องรับฟังและจัดการความคิดจำนวนมากจากทุกคนในองค์กร ยิ่งคนเยอะ ปัญหาก็ตามมามากมาย อย่างที่สำนวนไทยกล่าวว่า “มากหมอมากความ” แต่ในยุคสมัยแห่งความผันผวน ความคิดเห็นเล็กๆ ที่มีคุณค่า ก็อาจเปลี่ยนโฉมหน้าขององค์กรได้เลย ดังนั้นหัวหน้าที่ดีจึงควรสร้างวัฒนธรรมการระดมสมองให้กลายเป็นเรื่องปกติในองค์กร รวมถึงอาจมีโจทย์ให้คนในทีมช่วยกันคิดแก้ปัญหาบ่อยขึ้น ทั้งปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว หรือปัญหาที่คาดการณ์ว่าอาจจะเกิดขึ้นในอนาคต
           แม้ว่าการระดมสมองเป็นกิจกรรมที่ต้องใช้เวลานานและใช้ความอดทนเป็นอย่างยิ่ง รวมถึงจะส่งผลให้ต้องใช้เวลาแก้ปัญหาบางอย่างนานขึ้นกว่าเดิม แต่การระดมสมองบ่อย ๆ จะช่วยพัฒนาทักษะของทีมในอีกหลายด้าน เช่น การทำงานร่วมกัน การรับฟังความคิดเห็นจากผู้อื่น ทักษะการคิดนอกกรอบ การวางแผนเชิงรุกร่วมกัน มิใช่การเป็นลูกน้องแสนเฉื่อยรอรับคำสั่งจากหัวหน้าเพียงอย่างเดียว ซึ่งแน่นอนว่าเป็นผลดีต่อทีมในระยะยาวแน่นอน

           4. อย่ากลัวคำถามที่ขึ้นต้นว่า “ทำไม” ในการเปลี่ยนแนวคิดขององค์กร
           “ทำไม” เป็นคำถามที่ไม่ได้ใช้ถามสิ่งที่เกิดขึ้น แต่ถามถึง “เหตุผล” ของการเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว รวมทั้งปัญหาและความเปลี่ยนแปลงทั้งหลายในยุคปัจจุบัน คำถามว่าทำไม ไม่มีคำตอบที่ตายตัว แต่เป็นคำตอบที่กว้าง เอื้อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์หรือแนวทางการแก้ปัญหาใหม่ๆ นอกจากนี้  การใช้คำถามว่า “ทำไม” เป็นการเปิดโอกาสให้เราได้ทบทวนเป้าหมายขององค์กร การหาวิธีแก้ปัญหาที่ต่างไปจากเดิม รวมถึงมองหาโอกาสใหม่ๆ ที่กำลังจะมาถึง เช่น ทำไมลูกค้าจึงเลือกให้เราแก้ปัญหานี้ ทำไมการแก้ปัญหานี้ต้องใช้วิธีนี้ ทำไมยอดขายของบริษัทจึงเพิ่ม/ตก หรือเกิดความเปลี่ยนแปลงกับสินค้าตัวใด และทำไม เป็นต้น หัวหน้าในยุคสมัยแห่งความผันผวนจึงต้องไม่ลดละที่จะสร้างคำถามว่า “ทำไม” เปลี่ยนวัฒนธรรมของการถามเพื่อเค้นเอาคำตอบเป็นการถามเพื่อรับฟังเหตุผลมากขึ้น ทำให้คำว่าทำไมเป็นคำถามในเชิงบวกมากขึ้น

            5. เพิ่มเติมความเห็นอกเห็นใจ เติมไฟในการทำงาน
            ความเห็นอกเห็นใจ หรือ Empathy มักถูกเข้าใจผิดอยู่เสมอว่าเป็นความอ่อนแอหรือความไม่เด็ดขาดในการเป็นผู้นำ แต่ในโลกแห่งความผันผวนซึ่งพร้อมจะมีปัจจัยมากมายมาทำลายแผนที่วางไว้ให้พังพินาศในพริบตา พนักงานในหลายบริษัทจึงเกิดความวิตกกังวลอย่างยิ่งต่อสถานการณ์ความไม่แน่นอนต่างๆ และ “ไม่กล้า” ที่จะสร้างสรรค์สิ่งใหม่เนื่องจากกลัวความผิดพลาด ความเห็นอกเห็นใจจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะทำให้เกิดความร่วมมือในทีมมากขึ้น หากความผิดพลาดได้รับโอกาสให้แก้ไข และมีการยอมรับฟังความคิดเห็นใหม่ๆ ของทีมงาน ยิ่งทำให้คนทำงานกล้าที่จะสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ โดยกลัวความผิดพลาดน้อยลง นอกจากนี้ความเห็นอกเห็นใจยังรวมไปถึงการช่วยดูแลและจัดการปัญหาด้านอื่น ๆ อีกด้วย เช่น ปัญหาด้านสวัสดิการ ความยืดหยุ่นในการเลือกเวลาทำงาน การประเมินผลงานโดยให้คุณค่าของ “บทเรียนจากความผิดพลาด” มากกว่ามุ่งไปที่ความสำเร็จเพียงอย่างเดียว เป็นต้น
            นิตยสาร Harvard Business Review กล่าวถึงการสำรวจ “ดัชนีความเห็นอกเห็นใจ” ที่เรียกว่า Empathy Index ว่าบริษัทที่มีดัชนีดังกล่าวสูงเป็น 10 อันดับแรก มีแนวโน้มในการเติบโตเป็นสองเท่าเมื่อเทียบกับบริษัทที่มีดัชนีความเห็นอกเห็นใจต่ำเป็นอันดับท้าย ๆ อย่างไรก็ตาม ความหมายของ “ความเห็นอกเห็นใจ” ระหว่างบอสกับลูกทีมอาจแตกต่างกัน  เพราะมีผลสำรวจออกมาว่า 91% ของซีอีโอคิดว่าองค์กรของตนมีนโยบายเกี่ยวกับความเห็นอกเห็นใจต่อพนักงานเป็นอย่างดี ขณะที่มีพนักงานเพียง 68% เห็นด้วยกับคำกล่าวนี้ หรืออีกผลสำรวจหนึ่งระบุว่า มีพนักงาน 78% เห็นว่าความเห็นอกเห็นใจนำไปสู่แรงจูงใจในการเรียนรู้และพัฒนางานให้มีประสิทธิผลมากขึ้น ขณะที่มีซีอีโอเพียง 50% เท่านั้นที่เห็นความเชื่อมโยงว่าการมีนโยบายเกี่ยวกับความเห็นอกเห็นใจจะเป็นแรงผลักดันในการพัฒนาและเพิ่มแรงจูงใจ
            การปรับจูนความหมายของความเห็นอกเห็นใจ หรือ Empathy ให้ตรงกันระหว่างหัวหน้าและลูกทีม และการเพิ่มทักษะในด้านนี้ของผู้นำ เพื่อประสิทธิผลสูงสุดของการทำงาน จึงเป็นอีกหนึ่งความท้าทายในยุคสมัยแห่งความผันผวนนี้

         6. ทักษะ VUCA พาทีมพ้นวิกฤต
         VUCA เป็นคำย่อที่อธิบายยุคสมัยแห่งความผันผวนที่เราต้องเผชิญได้เป็นอย่างดี ประกอบด้วย Volatile หมายความถึง ความเปลี่ยนแปลงฉับพลัน  Uncertain ที่หมายถึง ความผันผวนไม่แน่นอน Complex ความซับซ้อน และ Ambiguous ความกำกวม  เพื่อโต้ตอบกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง ทำให้ สำหรับผู้นำยุคนี้ ต้องมีทักษะ VUCA อีกชุดนึงขึ้นมา ได้แก่  Valiance หมายถึง ความกล้าหาญ กล้าที่จะตัดสินใจทำสิ่งใหม่ๆ หมั่นเติมไฟให้ลูกทีมไม่ท้อถอยหากเกิดความเปลี่ยนแปลงที่กระทบต่อแผนเดิม Understanding หมายความถึง ความเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงในยุคสมัย อัพเดตความรู้ใหม่ๆ อยู่เสมอ รวมไปถึงเข้าใจลูกทีม ลูกค้า และความพร้อมของสังคมในการเปิดรับสิ่งใหม่ๆ อีกด้วย Compassionate รู้จักเห็นอกเห็นใจ และเข้าใจผู้อื่นเมื่อเกิดความผิดพลาดจากความผันผวนของสถานการณ์ และร่วมแก้ปัญหาไปด้วยกัน และสุดท้ายคือ Authentic ที่หมายถึง ความน่าเชื่อถือในฐานะผู้นำองค์กร มีอำนาจและความรับผิดชอบในการจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างแท้จริง ซึ่งจะสร้างความเชื่อใจให้เกิดขึ้นทั้งกับลูกทีมและลูกค้า

          7. ฝึกคาดการณ์ธุรกิจเป็นวิถีชีวิตประจำวัน
          อย่ารอรายงานจากเลขาฯ คู่ใจ อย่าฝากความหวังทั้งหมดไว้กับฝ่ายวางแผนงาน อย่ารอให้เกิดสถานการณ์ใหม่ ๆ ที่อาจจะส่งผลต่อการดำเนินงานในบริษัท แต่ต้องหมั่นคาดการณ์ปัจจัยและความเป็นไปได้ใหม่ ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น แผนระยะยาวของบริษัทอาจต้องซอยให้สั้นลง ลงรายละเอียดให้มากขึ้น หรืออาจเตรียมพร้อมในการปรับเปลี่ยนแผนในทันทีหากมีปัจจัยต่าง ๆ แทรกเข้ามา ดังเช่น เจฟฟ์ เบโซส์ เจ้าของบริษัท Amazon กล่าวว่า แต่เดิมบริษัทของเขามีการวางแผนเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงระยะยาวมาโดยตลอด เช่นแผนที่มีกรอบระยะเวลาราว 5-7 ปี ก่อนที่การเปลี่ยนแปลงของยุคสมัยทำให้เขาต้องเพิ่ม “แนวคิดในการเปลี่ยนแปลง” จำนวนมากสอดแทรกเข้ามาในแผนของบริษัทเป็นระยะ
เมื่อความผันผวน กลายมาเป็น “มาตรฐานใหม่” สำหรับผู้ประกอบการยุคใหม่ แนวคิดเรื่องสูตรของความสำเร็จ กลายเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ยากเสียแล้วในยุคสมัยนี้ จึงเป็นความท้าทายของคนทำงานทุกคนที่จะช่วยกันรวบรวมข้อมูลและความรู้ที่สำคัญต่อการคาดการณ์อนาคต ฝึกทำนายอนาคตทางธุรกิจ และช่วยกันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ตรวจสอบการคาดการณ์ของคนในทีมว่าเป็นไปได้มากน้อยเพียงใด เพื่อจะได้ช่วยกันวางแผนทั้งระยะสั้นและระยะยาว ตลอดจนแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนจะสายเกินไป

เป็นอย่างไรบ้างกับ 7 บทเรียนที่จะเปลี่ยนคุณให้พร้อมรับกับความเปลี่ยนแปลงในยุคสมัยแห่งความผันผวน  ในแง่หนึ่ง ความผันผวนสำหรับหลายคนคือปัญหาที่ขัดขวางความก้าวหน้าในอาชีพการงาน แต่ในอีกแง่หนึ่ง สำหรับมนุษยชาติแล้ว ความผันผวนทั้งหลายที่เกิดขึ้นในโลกย่อมเป็นโอกาสที่จะทำให้เราได้ฝึกคิดอย่างสร้างสรรค์ และใช้การคิดนอกกรอบเพื่อรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อน ดังที่เชคาร์ เคเปอร์ ผู้กำกับภาพยนตร์ชาวอินเดียกล่าวว่า เขาอุทิศตนให้กับสิ่งที่เรียกว่าความไม่แน่นอน เพราะความเที่ยงแท้แน่นอนนับเป็นจุดจบของปัญญา การคิด และความสร้างสรรค์
I have devoted my life to uncertainty. Certainty is the death of wisdom, thought, creativity.

        รายการอ้างอิง
        Adam Tinworth. (2019). Planning in an age of uncertainty. Retrieved December 26, 2020, from https://nextconf.eu/2020/01/uncertainty-business-management-vuca
        Martin Zwilling. (2020). 7 Tips for Thriving and Surviving in This Age of Uncertainty. Retrieved December 26, 2020, from https://www.inc.com/martin-zwilling/7-tips-for-thriving-surviving-in-this-age-of-uncertainty.html
         Paul Michelman. (2019). How to Manage Your Career in the Age of Uncertainty. Retrieved December 26, 2020, from https://sloanreview.mit.edu/audio/how-to-manage-your-career-in-the-age-of-uncertainty
         Peter Landau. (2018). Business Forecasting: Why You Need It & How to Do It. Retrieved December 26, 2020, from https://www.projectmanager.com/blog/business-forecasting
         The essential leadership skill to navigate uncertainty. (2020). Retrieved December 26, 2020, from https://www.workingwise.co.uk/the-empathy-manifesto-part-1-the-essential-leadership-skill-to-navigate-uncertainty