ในช่วงที่เรายังต้องทำงานอยู่ที่บ้านกันไปอีกพักใหญ่ หลายคนคงเจอปัญหาเรื่องงานถาโถมเข้ามา มีงานแทรกอยู่บ่อยๆ จนบางทีทำให้เราโฟกัสไม่ได้เลย ลองหันมาใช้วางธีมการทำงานในแต่ละวันดูไหม
         “Day Theming” หรือวางธีมการทำงานรายวัน เป็นเทคนิคการบริหารจัดการเวลาที่ฮิตมากในเหล่าซีอีโอของบริษัทชื่อดังในที่ซิลิคอน วัลเลย์ Jack Dorsey CEO และผู้ก่อตั้ง Twitter กล่าวว่า
         “ทุกวันจะมีธีม วันจันทร์คืองานบริหาร ที่ Square เราจะมีการประชุมทิศทางการดำเนินงาน ส่วนที่ Twitter จะประชุมคณะกรรมการปฏิบัติการ วันอังคารเป็นเรื่องผลิตภัณฑ์ วิศวกรรมและการออกแบบ วันพุธเป็นเรื่องการตลาด การเติบโต และการเสื่อสาร วันพฤหัสบดีจะทำเรื่องความร่วมมือและนักพัฒนา ส่วนวันศุกร์เป็นส่วนของบริษัทและวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะทำงานเป็นบล็อกแบบนี้ตลอด 24 ชั่วโมง ในวันที่ขึ้นต้นด้วยตัว Tช่วงเช้าผมจะเริ่มทำงานที่ Twitter ก่อนจากนั้นค่อยเข้าไปที่ Square ตอนบ่าย ส่วนวันอาทิตย์เป็นการวางกลยุทธ์และการสัมภาษณ์งานที่เยอะมาก วันเสาร์จะเป็นวันหยุด”
          Steve Jobs จากค่าย Apple ก็ใช้เทคนิคนี้เช่นกัน อย่างวันจันทร์มีการประชุมทีมผู้บริหาร วันพุธเป็นวันของงานโฆษณาและการตลาด และช่วงบ่ายส่วนใหญ่ใช้เวลาไปกับการออกแบบร่วมกับ Jony Ive
การกำหนดวันทำงานจะช่วยในกรณีที่คุณมีงานหลากหลายประเภทที่จะต้องทำและมีเวลาไม่มากที่จะจัดสรรแบ่งไปให้แต่ละงาน ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ CEO หรือคนทำงานในยุคนี้ต้องเผชิญกับการแบ่งเวลาและได้ดีเมื่อคุณมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย และมีเวลาน้อยในการจัดสรรให้กับแต่ละสิ่ง ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่ CEO หลายคนต้องเผชิญจริงๆ อยู่ตรงทางแยกระหว่างการแบ่งเวลาและแบ่งงาน
          เทคนิคนี้มีประสิทธิภาพมากเพราะช่วยให้ทีมที่ทำงานด้วยปรับตัวให้เข้ากันไปโดยอัตโนมัติ เมื่อทุกคนรู้ว่าธีมของวันนี้คืออะไร แล้วจะต้องทำอะไรบ้าง รายงานหรือข้อมูลไหนที่ต้องสรุป ทำให้มั่นใจได้ว่าอย่างน้อยๆ โหลดงานและสิ่งที่ทำจะมีความสอดคล้องกันในทีม เหตุผล 3 ข้อที่ควรวางธีมประจำวัน

         1. ช่วยจัดลำดับได้ว่าอะไรที่สำคัญจริงๆ
         เราต่างมีเรื่องสำคัญหลายอย่างที่ต้องทำ แต่พอเจอความยุ่งเหยิงในชีวิตประจำวันก็อาจจะทำให้ลำดับความสำคัญรวน จนทำให้พลาดเรื่องที่สำคัญจริงๆ ไปเลย ลองวางธีมจัดกลุ่มดูว่าหลักๆ จะทำอะไรแล้วค่อยกำหนดสิ่งที่จะทำลงในแต่ละวันโดยแบ่งเป็นทั้งวันหรือครึ่งวันก็ได้

         2. ทำให้ลงลึกเรื่องงานและโฟกัสได้ดียิ่งขึ้น
         การทำงานในภาวะที่มีสมาธิสูงและไร้สิ่งรบกวนจะทำให้คุณโฟกัสงานที่อยู่ตรงหน้าได้ดียิ่งขึ้น เพราะเมื่อคุณได้จัดลำดับความสำคัญและจัดสรรเวลาเพื่อทำงานนั้นแล้วคุณจะให้เวลากับมันได้นานขึ้น

         3. อย่าไปเครียดกับสิ่งที่ “ไม่ได้ทำ”
         เมื่อคุณวางธีมประจำวัน คุณได้ตัดสินใจแล้วว่าจะทำอะไร เมื่อไหร่ เพื่อที่คุณจะได้ไม่เปลี่ยนใจกลับไปกลับมาและทำสิ่งที่วางแผนไว้ได้ดีขึ้น ลองนึกดูว่าถ้าคุณทำงานแล้วมีคำถามผุดขึ้นมาว่านี่เราต้องไปที่อื่น หรือลืมอะไรสำคัญไปรึเปล่า หรืองานนี้ก็สำคัญ แต่ก็มีงานอื่นรอจ่ออยู่ ถ้าวางธีมไว้เรียบร้อยแล้วคุณจะได้ไม่เจอกับปัญหาแบบนี้อีกต่อไป
TK Public Online Library มีหนังสือเกี่ยวกับการบริหารจัดการเวลาหลายเล่มที่น่าสนใจและรอให้ทุกท่านได้ไปเลือกอ่าน สมาชิกของ TK Park สามารถเข้าใช้บริการได้โดยนำชื่อผู้ใช้และรหัสสมาชิกเข้าใช้ เพื่ออ่าน ชม ฟัง สื่อต่างๆ ได้ฟรีทั้งในระบบ iOS และ Android สำหรับเพื่อนๆ นักอ่านที่สนใจสามารถสมัครสมาชิกออนไลน์ฟรีที่แอป MyTK

         รายการอ้างอิง
         Joseph Mavericks (2021). Lessons from a Billionaire CEO Who Can’t Focus on Anything for More than 4 Hours. Retrieved August 6, 2021, from https://entrepreneurshandbook.co/lessons-from-a-billionaire-ceo-who-cant-focus-on-anything-for-more-than-4-hours-6422990630df.
         Sarah Bereza (2021). Theme Your Days for More Deep Work and Less Stress. Retrieved August 6, 2021, from https://sarah-bereza.com/theme-your-days/.